L’élaboration budgétaire pour l’exercice 2021 sera difficile pour toutes les entreprises, en raison du niveau d’incertitude sans précédent lié à la pandémie de Covid-19.
La pandémie de Covid-19 s’est déclarée au moment où la plupart des entreprises commençaient juste à exécuter leur budget pour 2020. Depuis, les entreprises n’ont pas cessé de s’adapter, de revoir leurs atterrissages et leurs budgets en discussion permanente avec les lignes de métiers et les business units.
Le budget est devenu un processus réactif continu, mettant à rude épreuve les Directions administratives et financières des entreprises. La préparation du budget pour l’exercice 2021 doit tirer le bilan de l’impact (encore incertain) de la crise de la COVID-19 sur l’entreprise ; évaluer l’espace budgétaire nécessaire pour la poursuite des dépenses prioritaires liées à relance et croissance de l’entreprise ; évaluer les besoins de financement de l’entreprise.
Rappel des enjeux liés à l’élaboration budgétaire
Les objectifs du budget
Le budget remplit plusieurs objectifs :
- La déclinaison de la stratégie de l’entreprise au travers d’objectifs opérationnels ;
- Le pilotage de la performance des opérationnels et l’atteinte des objectifs ;
- Le pilotage de la performance financière de l’entreprise.
Pour être représentatif, le budget se doit d’être aligné sur les objectifs métiers. Pour ce faire, le processus d’élaboration budgétaire doit permettre de modéliser facilement ses règles budgétaires selon son organisation et de fiabiliser ses prévisions dans un environnement de travail collaboratif avec les opérationnels métiers.
Les enjeux du budget
Les objectifs du budget doivent être associés à des indicateurs précis tels que la marge commerciale, le résultat d’exploitation, le Nombre d’ETP, le niveau de trésorerie et la rentabilité des capitaux investis… Il est impératif de pouvoir en amont Identifier les différents facteurs pouvant venir influencer le budget notamment le contexte du marché dans lequel évolue l’entreprise, les taux de change, le contexte réglementaire ou social et les problématiques propres à l’entreprise.
Le processus budgétaire est itératif et nécessite la mise en place d’un dialogue entre les entités et la direction qui se matérialise au travers de ce que l’on appelle souvent la navette budgétaire. Plusieurs flux « Top-Down » et « Bottom-Up » et itérations vont émailler le processus budgétaire. Il y aura donc différentes versions provisoires du budget avant d’arriver à la définitive. Il y aura un besoin de coordination avec des dates et des procédures pour piloter le processus budgétaire.
La construction budgétaire nécessite également de simuler des hypothèses avant de soumettre une version à sa hiérarchie. Ces simulations nécessiteront de récupérer les dernières hypothèses définies en central ou à des niveaux managériaux intermédiaires et de collaborer potentiellement avec différents acteurs. Il y aura donc un besoin de versions de travail ou bac à sable avant soumission des résultats pour une version dans le cadre du processus budgétaire.
Une fois les hypothèse finalisées, des instructions et une lettre de cadrage reprenant les objectifs validés par la Direction Générale sont rédigées et communiquées à l’ensemble des acteurs. Ce document comprend un planning reprenant le déroulement du budget, et les échéances de chacun y est joint.
Les problématiques des entreprises en matière d’analyse, prévision financière et réalisation budgétaire
Aujourd’hui les DAF font face à une complexité de plus en plus grande et sollicitent des réponses sur différents points soulevés.
La nécessité d’analyse croissance, plus fine, régulière et rapide nécessite une réactivité plus importante et une grande souplesse pour l’élaboration budgétaire.
Le besoin de données fiables, cadrées et uniques entre tous les systèmes d’informations devient primordiale pour les DAF qui ont de plus en plus de data à traiter. Ils ont également un besoin d’un outil assez performant pour leur permettre de sauvegarder et sécuriser leurs différentes versions de simulations. Ce dernier doit être collaboratif et en mesure de s’adapter à l’organisation de l’entreprise et à diverses évolutions.
Il doit permettre d’automatiser et simplifier les processus d’obtention des KPI et des analyses, de mise à jour et d’actualisation des hypothèses ou de création et d’actualisation des rapports pour gagner en productivité. En effet, ces processus peuvent s’avérer fastidieux peu agiles et peu rapides.
En quoi la Covid-19 a-t-elle accentué la situation ?
La crise sanitaire a permis de mettre en évidence différents points essentiels :
1 • Resimuler très rapidement, et itérativement le budget Initial et la trésorerie prévisionnelle
La Covid-19 a mis en évidence la nécessité de resimuler, le budget initial et la prévision de trésorerie, pour y intégrer l’impact de la Covid sur les hypothèses de l’activité opérationnelle. Cet exercice a dû se faire avec réactivité, rapidité, agilité, itérativement, selon plusieurs scenarii, avec potentiellement une mensualisation de ces derniers. Il a fallu faire des analyses plus fines sur certains postes budgétaires et revoir la vision et la stratégie.
2 • S’adapter au télétravail massif en donnant accès à distance aux données, et aux outils
Pour mener à bien leur mission liée à l’actualisation du budget et de la trésorerie prévisionnelle, les équipes des directions financières ont du avoir accès à distance à l’ensemble des données actualisées et aux outils leur permettant de simuler les Budgets, les plans stratégiques, et les prévisions de trésorerie. Bien sur le tout en mode collaboratif et centralisé.
